1. AMAÇ ve KAPSAM
Bu prosedürün amacı Çankaya Personel Belgelendirme bünyesinde yürütülen personel belgelendirme faaliyetlerine ilişkin temel kuralları belirlemektir ve tüm personel belgelendirme faaliyetlerini kapsamaktadır.
2. TANIMLAR
Bu prosedür için Kalite El Kitabında belirtilen terimler, tarifler ve kısaltmalar geçerlidir.
3. SORUMLULAR
- Genel Müdür
- Belgelendirme Müdürü
- Karar Verici
- Sekreter
4. UYGULAMA
Adaylar girdikleri tüm sınavlardan Sınav Şartnamelerinde belirtilen asgari puanları almaları durumunda Karar Verici tarafından Belgelendirme Karar Formu oluşturulur ve Genel Müdür tarafından imzalanır. Belge almaya hak kazanan adaylar için Belgelendirme Müdürü tarafından MYK web portal üzerinden belge basım talebinde bulunur. Ayrıca belge almaya hak kazanan adayların ücret iadeleri madde 4.2 de belirtilen şekilde yapılır. Belge almaya hak kazanan adaylarla başvuru aşamasında imzalanan Belgelendirme Sözleşmesi geçerlilik kazanmış olur.
4.1 Belge Basım İşlemleri
Belge almaya hak kazanan tüm adaylara belge düzenlenmektedir. Çankaya Personel Belgelendirme belgenin tek sahibidir. Karar Verici tarafından hazırlanan belge almaya hak kazanan adayların listesi Genel Müdür tarafından imzalanır. Genel Müdür tarafından imzalanan listede yer alan adaylar için portal üzerinden belge basım talebinde bulunulur. Belge basılıp tarafımıza ulaştıktan sonra 1 ay içerisinde, adayların belgeleri teslim edilir. Teslimatın kargo veya posta ile yapılması durumunda ücret, belge sahibine aittir. Bu süre zarfında Çankaya Personel Belgelendirmede duran belgeler genel müdürün odasında bulunan dolaplarda saklanır. Belge almaya hak kazananların listesi, her ay sonu imzalanmış olarak MYK’ya Çankaya Personel Belgelendirme tarafından görevlendirilen bir personel aracılığıyla iletilir.
Mesleki Yeterlilik Belgesi üzerinde yer alan logo ve marka kullanımı ile ilgili şartlar Belge ve Logo Kullanım Prosedürü detaylandırılmıştır.
4.2 Ücret İade İşlemleri
Başvuru esnasında adaylar teşvikten yararlanıp yararlanmamak istediklerini tarafımıza bildirmek durumundadır. Daha önce teşvikten yararlanmamış, sınav ve belge ücretini yatıran adaylar için sınav sonuçları girildikten sonra ücret iade talebinde bulunulur.
Başarılı adayların Kanun kapsamından yararlanma hakkı olup olmadığı, varsa daha önce bu haktan yararlanıp yararlanmadığı, kendisine ödenecek sınav ücretinin belirlenmiş tarifeye uygun olup olmadığı ve Bakanlar Kurulunca üst sınırı aşıp aşmadığı kontrol edilir. Adaylara ödenecek sınav ücretleri meslekler itibariyle Bakanlar Kurulu kararıyla belirlenen tutarları geçmemek üzere gerçek tutarı üzerinden MYK tarafından belirlenir. MYK, bir önceki aya ait yararlanıcı sayısını ve ödenecek tutarları her ayın 10.(onuncu) günü sonuna kadar İŞKUR’ a bildirir. Ayın 10.(onuncu) gününün hafta sonu tatili veya resmi tatil gününe denk gelmesi durumunda takip eden ilk iş günü İŞKUR’ a bildirir. İŞKUR, MYK tarafından bildirilen tutarı bildirimin yapıldığı ayın 15.(on beşinci) günü MYK’ nın bildireceği banka hesabına aktarır. Ayın 15.(on beşinci) gününün hafta sonu veya resmi tatile denk gelmesi durumunda takip eden ilk iş günü banka hesabına aktarır.
4.2.1 Bireysel başvuru yapan adaylar için:
Sınavdan önce tarafımıza yatırmış oldukları sınav ve belge ücretleri 4.2 de belirtilen süreler içinde İşsizlik Fonundan direkt olarak adaya iade edilir.
4.2.2 Tek Nokta Başvurusunda:
3.kişi ya da kuruluş tarafından sınav ücreti yatırılan adayların ücret iadelerini Çankaya Personel Belgelendirme yapar. Sınavda başarılı olan adayların sınav ücretlerini Çankaya Personel Belgelendirme, parayı tarafımıza gönderen IBAN numarasına iade eder. İade kanıtları ve gerekli destekleyici kanıtlar teşvik döneminde portala yüklenir ve İşsizlik Fonundan ücret iadesi tarafımıza yapılır.
4.3 Başarısız Olan Adaylar
Bir adayın sınavdan başarılı sayılabilmesi için girmiş olduğu tüm birimlerden gerekli asgari puanı almış olması şarttır. Sınavın tamamından başarısız olmuş bir adayın 2 kez daha ücretsiz sınava girme hakkı vardır ve tüm sınav organizasyonu o aday için yeniden planlanır. Sınavın herhangi bir biriminden başarısız olan bir aday 2 kez daha ücretsiz olarak sadece başarısız olduğu birimin sınavına girer.
4.4 Belgenin Gözetimi, Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, İptali ve Adaylara Duyurulması
‘Sınav Şartnamelerinde’ detaylandırılmış olan süreler sonucunda, Belgelendirme Başvuru Formunda belirtilmiş iletişim adres/numaraları ile belgelendirilmiş kişilere 1 ay öncesinden ulaşılır. Bu kişinin iletişim adres/numaralarına ulaşılamadığı taktirde web sitemizden adayların belge yenileme, gözetim vb. faaliyetler için kamuya açık duyuru yapılır. Gözetim, belge yenileme vb faaliyetlerin takibi kullanılan VOC-TESTER programı üzerinden gerçekleştirilir. Bilgilendirilen adaylar kendilerine ulaşılan tarihten en geç 2 hafta içerisinde kendisinden istenilen belge ve bilgileri tarafımıza iletmekle yükümlüdür.
4.4.1 Gözetim
Belge’nin geçerliliğinin devam etmesi veya etmemesi(iptal) ile ilgili karar, Karar Verici tarafından gerçekleştirilir. Gözetim formları ile yapılan değerlendirme sonucu karar, belgenin iptali, Ulusal yeterliliklerde varsa kapsamının daraltılması yönünde veya genişletilmesi şeklinde ya da belgenin geçerliliğinin devamı yönünde olabilir.(MYK’nın ulusal yeterliliklerde gözetimi kaldırması nedeniyle değişiklik olmuştur. Gözetim süreçleri yapılmamaktadır.)
4.4.2 Askıya Alma
Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde gerekli kanıtları sunmaması, belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması, belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması, marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması, belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi durumunda belge sahibinin belgesi Karar Verici tarafından askıya alınır. Askıya alma nedeni ortadan kalkan belge sahiplerinin belgeleri belge geçerlilik süresi sonuna kadar devam eder. Belgeyi askıda tutma süresi en az 6 (altı) aydır.
4.4.3 Geri Çekme
Belgeli kişinin kayıtları ulaştırması için 1 ay ek süre verilir. Belgeli kişinin belgesinin Karar Verici tarafından askıya alınması halinde gerekli olan düzeltici faaliyetleri verilen sürede yerine getirmemesi, belgeli kişinin belgesinde tahrifat olması, dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi, belgeli kişinin belgede belirtilen yetkinliği kaybetmesi, belge geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması, marka ve logonun kasten hatalı kullanımı, belgeli kişinin belgelendirme kuruluşuna kasten hatalı bildirimde bulunması veya değişiklik olduğunda bildirimde bulunulması gereken hususların kasten belgelendirme kuruluşuna bildirilmemesi halinde Karar Verici tarafından belge geri çekilir.
4.4.4 İptal
Askıya alma ve geri çekme işlemleri sonucunda aday kendisinden istenilen kanıtları sunmaması durumunda, belgesini kötüye kullanmaya devam etmesi durumunda ve kişi adına yapılan sözlü veya yazılı haklı itiraz ve şikayetlerde belge iptaline gidilir ve kişinin belgesi Karar Verici tarafından iptal edilir. Belgesi iptal edilen adaylara 15 gün içinde telefonlarına sms gönderilmesi yoluyla bildirimde bulunulur. Adaylardan bir ay (30 gün) içinde belgeleri Çankaya Personel Belgelendirme göndermesi istenir. Adayları bilgilendiren sms`ler bilgisayara aktarılarak ya da çıktı alınarak saklanır.
4.5. Belgelerin Kötüye Kullanımı ve Sorgulanması
Belgelendirilmiş kişinin belgeyi kötüye kullanması, belgeye uygun olmayan atıflarda bulunulması, belgelerin ve markaların, logoların yanıltıcı biçimde kullanılması durumunda, Belge ve Logo/Marka Kullanım Prosedürüne göre işlem yapılır.
Yayınlanmış belgelerin sorgulanması web sitemizde ve MYK web sayfasından, sertifika sorgula kısmındaki bölümden online olarak gerçekleştirilir.
4.6. Yeniden Belgelendirme
Belge yenileme ile ilgili karar Karar Verici tarafından verilir. Karar Verici kararları Belgelendirme Karar Formu ile kayıt altına alır. Karar Verici bu aşamada tekrar belgelendirme veya belgelendirmeme, kararı alabilir.
İlgili MYK Ulusal Yeterlilikleri ile uyumlu olacak şekilde, aksi belirtilmediği sürece yeniden belgelendirmelerde ilk belgelendirmelerde uygulanan sınav programı uygulanır. Belge yenileme aşamasında sertifikalı adaydan başvuruda talep edilen evraklar tekrar talep edilir.
Ancak kişinin belgesi yırtılmış, zarar görmüş veya kaybolmuş ise tarafımıza başvurarak tekrar belgesinin çıkartılmasını isteyebilir. Belgesi kaybolmuş, zayi olmuş olan aday belge basım ücretini verdikten sonra Çankaya Personel Belgelendirme 7 (yedi) gün içinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’na dilekçe ile ve elektronik ortamda kişinin belgesinin yeniden çıkarılmasını talep eder.
Sınav ücretleri, belge ücretleri ve belge basım ücretleri ücret tarifemizden takip edilebilir.
Başka bir belgelendirme kuruluşundan sınava girmiş ve kalan işlemleri için kuruluşumuza başvuruda bulunan adaylardan, başarılı olduğu birimlerle ilgili FR.065 Birim Başarı Belgesi talep edilir. Bu aşamada ilgili belgelendirme kuruluşundan da yazı getirmesi de yeterlidir. İşlemlerini tamamlayan adayların başvurusu alınır ve daha önce başarısız olduğu birimlerden sınava tabii tutulur. Başarılı olması durumunda Mesleki Yeterlilik Sertifikası verilir.
4.7 Belge Kapsamının Değiştirilmesi, Daraltılması, Genişletilmesi
Aşağıda belirtilen hususlar ortaya çıktığı zaman düzenlenen belgelerin kapsamlarının daraltılması veya genişletilmesi durumu söz konusu olabilir:
- İlgili Meslek standardı veya Ulusal Yeterlilikte köklü değişiklikler,
- Yeni Meslek standardının geliştirilmesi,
- Yasal mevzuat istekleri vb.
- Belge sahibinin talebi,
- Belge gözetimi ya da şikayetler sonucu uygunsuzluğun bulunması,
Belgelendirme Programında ya da Ulusal Yeterlilikte ve MYK mevzuatında emredici hüküm olmadığı sürece hali hazırda verilmiş olan belgeler, verildiği zamandaki kapsama uygun şekilde, belgenin geçerlilik süresi boyunca geçerliğini korur.
Belgelendirme Programında ya da Ulusal Yeterlilikte yapılan kapsam değişiklikleri web adresinde yayınlanır.
Belgelendirme Programında ya da Ulusal Yeterlilikte ya da MYK mevzuatında emredici hüküm bulunur ise; Belgelendirme Programı veya Ulusal Yeterlilikteki emredici hükme göre gerekli işlemler yapılır ve belgenin kapsamı değiştirilir.
Kapsamın değiştirilmesi nedeniyle yapılan sınava katılıp, tüm sınav haklarında başarısız olanların belgeleri iptal edilir.
Belgelendirme Programı ya da Ulusal Yeterlilikte veya MYK mevzuatında emredici hüküm olmamasına rağmen, Aday yapılan değişikliğe göre belgesinin kapsamının değiştirilmesini ister ise, bir önceki maddedeki hükümler uygulanır.
Adayın seçmeli birimlerden;
- Gözetim gerektiren yeterliliklerde gözetim sonucu yeterliliğini kaybettiğinin anlaşılması,
- Hakkında şikayet olması ve şikayetin haklı bulunması,
- Belge Sahibinin istemesi durumlarında, ilgili seçmeli birim iptal edilir ve belgenin kapsamı daraltılır.
Kapsam değiştirme ile ilgili diğer tüm sınav ve belgelendirme işlemleri, ilk belgelendirmede olduğu şekilde ilgili prosedür ve talimatlara göre yapılır. Kapsamı değiştirilen belge yeniden düzenlenir, adaya yeni bir belge verilir.
Uygun durumlarda kapsam genişletme sınavları yeniden belgelendirme sınavları ile birlikte gerçekleştirilebilir.
4.8 Yeterliliklerin Birim Bazında Birleştirilmesi (Birim Tamamlama)
Aday, aynı sene içerisinde farklı belgelendirme kuruluşlarında katıldığı belgelendirme sınavları sonrasında başarılı olduğu yeterlilik birimlerini birleştirerek Mesleki Yeterlilik Belgesi alma hakkına sahiptir. Adayın başarılı olduğu yeterlilik biriminin geçerlilik süresi 2 yıldır. Farklı belgelendirme kuruluşlarının sınavlarından alınan sonuçların birleştirilmesi sadece yeterlilik birimi bazında gerçekleştirilebilir; sınav bölümleri (T1, P1) bazında birleştirme yapılmayacaktır. İşlemler FR.065 Birim Başarı Belgesi üzerinden yapılır.
4.9 Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler
İlgili Ulusal Yeterlilikte, belgelendirme şartlarında önemli bir değişikliğin olması durumunda, belgelendirilmiş olan kişiler başvuru esnasında ibraz etmiş oldukları telefon numaralarına sms ile ve web sitesinde kamuya açık şekilde yayınlanarak bu konuda bilgilendirilir. Kabul edilebilir bir süre içerisinde, belgelendirilmiş kişinin değiştirilen şartlara uyumunu sağladığı doğrulanır.
5. Atıf Yapılan Dokümanlar
- FR.061 Belgelendirme Karar Formu
- PR.007 Belge ve Logo Kullanım Prosedürü
- FR.065 Birim Başarı Belgesi
6.Revizyon Durumu
Revizyon No Revizyon Tarihi Revizyon Nedeni
- 00 – 07.07.2021 İlk Yayın
- 01 – 11.10.2021 Belgenin Askıya Alınma, Geri Çekilmesi ve İptaline ilişkin uygulamanın yetkilerinin Karar Vericide olduğu eklenmiştir.